Altablagesysteme – aus den Augen, doch nicht ohne Sinn

Viele Unterlagen, z. B. Geschäftskorrespondenzen, Bilanzen, Buchungsbelege oder Sozialversicherungsunterlagen, dürfen erst nach gesetzlichfestgelegten Fristen vernichtet werden. Bis dahin müssen sieaufbewahrt werden. Einerseits sollte dies natürlich platzsparend erfolgen, andererseits dürfen die Unterlagen nicht außer Reichweite sein. Eine gut organisierte Altablage vereint beides: Raumoptimierung und einfache Zugriffsmöglichkeiten.

Ordner
Gut gefüllte Aktenordner überführt man idealerweise unverändert in die Altablage. Für Ordner und Archiv-Ordner eignen sich Ordner-Depots, die in Reihen übereinander gestapelt werden können und somit den Kauf eines zusätzlichen Regals überflüssig machen. Beim Umfüllen empfiehlt es sich, mit dem letzten Ordner zu beginnen. Das erleichtert später den Zugriff. Die Ordnerinhalte können aber auch auf Abheftbügeln in Archiv-Schachteln aufbewahrt werden.
Hängebehälter
Auch diese können Sie unverändert in die Altablage übernehmen. Für die Aufbewahrung eignen sich  quer abgestellte Archiv-Schachteln optimal.
Einstellmappen
Für Einstellmappen gibt es Archiv-Schachteln, -Depots und -Sammler . Die Sammler sind ideal zum Abstellen von Mappen, Heftern oder Zeitschriften im Hoch- oder Querformat. Für Hänge-, Pendel-, oder andere Hefter eignen sich insbesondere Archiv-Schachteln.
Pendelhefter
Auch sie können meist unverändert in die Altablage überführt und dort wieder abgehängt werden, bspw. in Archivregalen. Ebenfalls empfehlenswert ist die Unterbringung im Archiv-Depot oder in Archiv-Schachteln
Archiv-Depots
Universallösung für die gesamte Altablage. Übersichtlich, preiswert und ohne Zusatzregale. Geeignet sowohl für Pendel-, Hänge- und Schnellhefter, als auch für Einstellmappen oder Einstellhefter.

 

Aufbewahrungsfristen

 

Dokumentenart Frist Dokumentenart Frist
Abschlussberichte 10 Jahre Grundbuchauszüge 10 Jahre
Abtretungsvereinbarungen 6 Jahre Handelsbilanz 10 Jahre
Änderungsprotokolle der elektron. Buchführung 10 Jahre Hauptabschlussübersicht 10 Jahre
Akkreditive 10 Jahre Hauptbuch 10 Jahre
Aktenvermerke 6 Jahre Inventarliste 10 Jahre
Angebote 6 Jahre Investitionsanträge 6 Jahre
Angestelltenversicherung,Zahlungen 10 Jahre Jahresabschlüsse 10 Jahre
Anlagevermögensaufstellung 10 Jahre Journale 10 Jahre
Anlagenverzeichnis 10 Jahre Kassenberichte 10 Jahre
Anlagezugang und Abgangsmeldungen 10 Jahre Kassenbelege 10 Jahre
Arbeitnehmersparzulage, Anträge 6 Jahre Kommissionslisten 6 Jahre
Arbeitsanweisungen elektronische Buchführung 10 Jahre Kontenpläne 10 Jahre
Auftragsbestätigungsschreiben 6 Jahre Kontoauszüge 10 Jahre
Ausfuhrgenehmigungen 6 Jahre Kostenvoranschläge 6 Jahre
Außendienstabrechnungen 10 Jahre Kreditverträge 6 Jahre
Bankbürgschaften 6 Jahre Lagerbuchführung 10 Jahre
Bauunterlagen, Pläne, Genehmigungen 6 Jahre Lieferscheine 10 Jahre
Beförderungsunterlagen im Kraftverkehr 6 Jahre Lohnabrechnungen 6 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre Magnetbänder, o.ö. 10 Jahre
Beauftragungen und Bestellungen 6 Jahre Mahnungen 6 Jahre
Betriebskrankenkasse-Unterlagen 10 Jahre Mietverträge 6 Jahre
Betriebskostenabrechnung 6 Jahre Mikrofilme, CD-Roms, Disketten 6 Jahre
Betriebsprüfungsberichte des Finanzamtes 6 Jahre Organisationsstruktur der Buchhaltung 10 Jahre
Bewirtungsquittungen (Gaststätten) 10 Jahre Portokassenberichte 10 Jahre
Bilanzen, Protokolle, Debitorenlisten 10 Jahre Programmdokumentation der IT-Buchführung 10 Jahre
Briefwechsel, allg. 6 Jahre Prozessakten 6 Jahre
Buchungsanweisungen an Mitarbeiter 10 Jahre Quittungen 10 Jahre
Buchungsbelege, manuelle, elektronische 10 Jahre Rechnungen (Ein-/Ausgang) 10 Jahre
Buchführungsprogramme (z.B. KHK, Datev) 10 Jahre Recht- u. Gerichtsakten 6 Jahre
Computer-Ausdrucke der elektr. Buchhaltung 10 Jahre Registrierkassenrollen 6 Jahre
Darlehensunterlagen 6 Jahre Reisekostenberechnungen 10 Jahre
Dauerauftragsunterlagen 6 Jahre Rentenversicherungsbelege 6 Jahre
Debitorenlisten zur Bilanzerstellung 10 Jahre Repräsentations-Belege 10 Jahre
Datenträger, Disketten, Festplatten 6 Jahre Saldenbilanzen 10 Jahre
Importunterlagen 6 Jahre Spendenquittungen 10 Jahre
Einheitswertbescheid 10 Jahre Steuerrelevante Unterlagen 10 Jahre
Eröffnungsbilanz 10 Jahre Sozialversicherungsunterlagen 6 Jahre
Exportpapiere 6 Jahre Steuererklärungen 10 Jahre
Fahrtenbücher 10 Jahre Umsatzsteueranmeldungen 10 Jahre
Fahrtkostenabrechnungen 6 Jahre Verbindlichkeiten 10 Jahre
Frachtpapiere 6 Jahre Versandunterlagen 6 Jahre
Grundstücksunterlagen 6 Jahre Versicherungs-Urkunden 6 Jahre
Gehaltsaufzeichnungen 6 Jahre Verträge 10 Jahre
Geschäftsberichte 10 Jahre Warenein-/ausgang 10 Jahre
Geschäftskorrespondenz 6 Jahre Zollbelege 6 Jahre
Geschenkabrechnungen 6 Jahre Zwischenbilanzen 10 Jahre