Altablagesysteme – aus den Augen, doch nicht ohne Sinn

Viele Unterlagen, z.B. Geschäftskorrespondenzen, Bilanzen, Buchungsbelege oder Sozialversicherungsunterlagen, dürfen erst nach gesetzlichfestgelegten Fristen vernichtet werden. Bis dahin müssen sieaufbewahrt werden. Einerseits sollte dies natürlich platzsparend erfolgen, andererseits dürfen die Unterlagen nicht außer Reichweite sein. Eine gut organisierte Altablage vereint beides: Raumoptimierung und einfache Zugriffsmöglichkeiten.

Ordner
Gut gefüllte Aktenordner überführt man idealerweise unverändert in die Altablage. Für Ordner und Archiv-Ordner eignen sich Ordner-Depots, die in Reihen übereinander gestapelt werden können und somit den Kauf eines zusätzlichen Regals überflüssig machen. Beim Umfüllen empfiehlt es sich, mit dem letzten Ordner zu beginnen. Das erleichtert später den Zugriff. Die Ordnerinhalte können aber auch auf Abheftbügeln in Archiv-Schachteln aufbewahrt werden.
Hängebehälter
Auch diese können Sie unverändert in die Altablage übernehmen. Für die Aufbewahrung eignen sich  quer abgestellte Archiv-Schachteln optimal.
Einstellmappen
Für Einstellmappen gibt es Archiv-Schachteln, -Depots und -Sammler . Die Sammler sind ideal zum Abstellen von Mappen, Heftern oder Zeitschriften im Hoch- oder Querformat. Für Hänge-, Pendel-, oder andere Hefter eignen sich insbesondere Archiv-Schachteln.
Pendelhefter
Auch sie können meist unverändert in die Altablage überführt und dort wieder abgehängt werden, bspw. in Archivregalen. Ebenfalls empfehlenswert ist die Unterbringung im Archiv-Depot oder in Archiv-Schachteln
Archiv-Depots
Universallösung für die gesamte Altablage. Übersichtlich, preiswert und ohne Zusatzregale. Geeignet sowohl für Pendel-, Hänge- und Schnellhefter, als auch für Einstellmappen oder Einstellhefter.

 

Aufbewahrungsfristen

 

DokumentenartFristDokumentenartFrist
Abschlussberichte10 JahreGrundbuchauszüge10 Jahre
Abtretungsvereinbarungen6 JahreHandelsbilanz10 Jahre
Änderungsprotokolle der elektron. Buchführung10 JahreHauptabschlussübersicht10 Jahre
Akkreditive10 JahreHauptbuch10 Jahre
Aktenvermerke6 JahreInventarliste10 Jahre
Angebote6 JahreInvestitionsanträge6 Jahre
Angestelltenversicherung,Zahlungen10 JahreJahresabschlüsse10 Jahre
Anlagevermögensaufstellung10 JahreJournale10 Jahre
Anlagenverzeichnis10 JahreKassenberichte10 Jahre
Anlagezugang und Abgangsmeldungen10 JahreKassenbelege10 Jahre
Arbeitnehmersparzulage, Anträge6 JahreKommissionslisten6 Jahre
Arbeitsanweisungen elektronische Buchführung10 JahreKontenpläne10 Jahre
Auftragsbestätigungsschreiben6 JahreKontoauszüge10 Jahre
Ausfuhrgenehmigungen6 JahreKostenvoranschläge6 Jahre
Außendienstabrechnungen10 JahreKreditverträge6 Jahre
Bankbürgschaften6 JahreLagerbuchführung10 Jahre
Bauunterlagen, Pläne, Genehmigungen6 JahreLieferscheine10 Jahre
Beförderungsunterlagen im Kraftverkehr6 JahreLohnabrechnungen6 Jahre
Buchungsbelege10 JahreMagnetbänder, o.ö.10 Jahre
Beauftragungen und Bestellungen6 JahreMahnungen6 Jahre
Betriebskrankenkasse-Unterlagen10 JahreMietverträge6 Jahre
Betriebskostenabrechnung6 JahreMikrofilme, CD-Roms, Disketten6 Jahre
Betriebsprüfungsberichte des Finanzamtes6 JahreOrganisationsstruktur der Buchhaltung10 Jahre
Bewirtungsquittungen (Gaststätten)10 JahrePortokassenberichte10 Jahre
Bilanzen, Protokolle, Debitorenlisten10 JahreProgrammdokumentation der IT-Buchführung10 Jahre
Briefwechsel, allg.6 JahreProzessakten6 Jahre
Buchungsanweisungen an Mitarbeiter10 JahreQuittungen10 Jahre
Buchungsbelege, manuelle, elektronische10 JahreRechnungen (Ein-/Ausgang)10 Jahre
Buchführungsprogramme (z.B. KHK, Datev)10 JahreRecht- u. Gerichtsakten6 Jahre
Computer-Ausdrucke der elektr. Buchhaltung10 JahreRegistrierkassenrollen6 Jahre
Darlehensunterlagen6 JahreReisekostenberechnungen10 Jahre
Dauerauftragsunterlagen6 JahreRentenversicherungsbelege6 Jahre
Debitorenlisten zur Bilanzerstellung10 JahreRepräsentations-Belege10 Jahre
Datenträger, Disketten, Festplatten6 JahreSaldenbilanzen10 Jahre
Importunterlagen6 JahreSpendenquittungen10 Jahre
Einheitswertbescheid10 JahreSteuerrelevante Unterlagen10 Jahre
Eröffnungsbilanz10 JahreSozialversicherungsunterlagen6 Jahre
Exportpapiere6 JahreSteuererklärungen10 Jahre
Fahrtenbücher10 JahreUmsatzsteueranmeldungen10 Jahre
Fahrtkostenabrechnungen6 JahreVerbindlichkeiten10 Jahre
Frachtpapiere6 JahreVersandunterlagen6 Jahre
Grundstücksunterlagen6 JahreVersicherungs-Urkunden6 Jahre
Gehaltsaufzeichnungen6 JahreVerträge10 Jahre
Geschäftsberichte10 JahreWarenein-/ausgang10 Jahre
Geschäftskorrespondenz6 JahreZollbelege6 Jahre
Geschenkabrechnungen6 JahreZwischenbilanzen10 Jahre